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紧锣密鼓 细致安排 全力以赴迎接政协会

  • 2015-02-16
  • 黄海饭店


   政协十二届青岛市委员会第四次会议于今天胜利开幕了。作为青岛市政治生活中的一件大事,作为饭店的一项光荣而艰巨的政治任务,饭店领导给予了高度重视,要求认真总结以往会议接待经验,创新服务内涵,延伸服务内容,出新意、出精品,多次召开会议将会议接待服务预案的各项要求逐一部署,落实到位;同时要求各部门详细制定本部门的接待服务预案和相关应急预案,全面做好会议的各项接待服务准备工作。
紧锣密鼓 细致安排
按照会议的要求,紧锣密鼓开展各项准备工作的再细化和再提炼,全店上下齐心、细致安排力求以更高的水平圆满完成此次政协会的接待服务工作。
营销部提前一周召集各部门召开了政协会接待服务工作协调会,部署筹备相关工作。预订中心提前三天制作VVIP接待通知单以及入住欢迎卡;为确保政协委员用房,提前两周出房号,并反复核对住房、会场信息是否录入准确,提前下发各部门相关工作接待通知单以及会场通知单,以便各部门更好的完成接待工作。为确保会议期间大堂副理能及时更换指示牌,提前三天打印出所有会议期间的指示牌。
前厅部总台管区按要求为会议准备五天的三餐餐券,盖好会议专用章,标注好日期,并且按就餐次数分装好;准备会议专用的房卡信封;制作会议房卡等等。大堂副理管区认真核对会议日程,制作迷你手编册和会议指示牌,确保大会信息的准确和完整。
餐饮部提前对餐厅进行布置、装饰,更换锦绣厅大厅餐椅。严格按照大会要求开列菜单,并反复修订;在特色菜品上下功夫,力求以特色赢得委员满意;想方设法保证菜品温度;菜品做到少炒、勤炒,随时添加,以确保菜品的口味和质量。
房务部提前安排了卫生专项清理,针对每天检查中存在的问题,有针对性的改进,并加大了细节方面的检查,跟进清理成效,确保不留任何卫生死角。联系清洁公司对房间外玻璃进行清洗。地毯班对房间及公区地毯进行普查清刷,对重要楼层公区大理石进行维护保养,确保光亮度。管家班根据通知单的要求提前备好加床,并将加床进行了检查,确保完好卫生。
严把安全 严密防范
饭店结合以往政务会议接待经验,制定了详细的大会安全保卫预案,以最精细的措施,最严密防范,严把大会安全关,为委员站好岗。
安保部对消防、消防用水,疏散通道等进行了安全检查;联合消防大队对室外消防栓进行检测并演练;加强对接待服务人员的政审;调整班次,保证在岗人员最大化。
设备工程部加强员工安全教育,对动力设备进行全面检查,规范安全操作规程,切实做到设施设备安全操作、安全使用,确保设施设备在会议期间安全、平稳运行。完成了对电梯、食品梯、锅炉、高低压配电设备保养,并通过相关部门设备年检;全面完成餐饮各类餐厨设备维护保养计划,完成主楼354间客房及公共区域循环的专项检修,主楼客房250套插卡式门锁全部升级为非接触式门锁,为委员提供更加便捷的客房服务;完成会议中心东西两侧隔断断仓板间缝隙封闭改造,并对仓板间外立面进行相应美化处理,隔音效果良好,对会议中心地面进行全面加固整修,全面提升会议中心场地舒适度。
餐饮部提前清洗灶间烟道,协同后勤供应部协助外出采购新鲜原料、新鲜蔬菜,以新鲜材质、现场制作确保菜品口味;严格落实食品卫生制度,做好食品留样工作。提前对员工进行安全培训,检查各处电器、电源,更换了部分老化插座。酒精,气罐,火机等物品均专处存放。强调门禁首问制,要求随手关门禁,若有送货等闲杂人员一律有员工全程陪同。
房务部重点对客人直接接触到的设备如空调、电视、电话、卫生间上下水及水温、水质、马桶等进行检查,对存在的一些隐在的设备问题及时发现补漏。同时,针对往年经常出现的房间温度问题,部门也采取措施,在尽量减少能源浪费的情况下,要求楼层提前将空调打开循环预热,特别针对两头温度较低的房间重点采取措施,提前两天开启空调,且跟进检查,发现温度达不到的立即采取措施,确保房间舒适度。
饭店其它部门也提前检查部门设施设备运作是否正常,如有故障,及时修复,为大会顺利进行提供了保障。
加强培训 服务大局
政协会期间饭店全体人员停休,部门之间树立全店一盘棋的思想,全力以赴,通力合作,努力做好政协会的接待服务工作。饭店后勤部门积极配合一线部门做好会前准备工作,会议期间楼层值台人员多为后勤各部门员工。饭店对楼层值台人员及从外借调人员提前做好培训工作,尤其注意做好外借学生的安全培训及保密教育工作。
前厅部礼宾管区规范工作中常用的礼仪,针对一些工作中不注意的礼仪细节对员工进行督导;餐饮部提前联系帮忙学生,进行相关服务技能的培训,帮助学生们更好的适应工作环境,尽快进入工作角色,保证服务质量。房务部针对容易出现问题的方面及员工的薄弱方面进行有针对性的培训,如微笑服务、鞠躬等确保员工能做到自然得体,对会议室服务、迎送梯服务等进行了培训,确保会议期间各项对客服务工作。
细微服务 精益求精
前厅部在总台准备百宝箱,在礼宾台设立便民台,为委员提供细微化服务。金钥匙政务管家团队,为委员提供个性化的代办服务,如:代充话费、代缴水电费、代客打车、文件递送等,并在礼宾台设立代客服务项目宣传牌。
房务部针对VIP房间进行了创新,员工们亲手折叠了玫瑰花,并用巾类折叠了象征吉祥如意的大象、象征永恒平安的天鹅摆放到房间,增添新意。库房针对客人的喜好,配备了小食品,并给所有委员赠送了小礼品。房务部针对VIP客人,实行“管家服务”,选派优秀服务员、领班和主管,进行“一对一”专人服务,规范站立并讲解客房服务。继续做好特色房的布置,针对女委员较多情况,晚间做夜床时为客人赠送蜂蜜及温馨小语,同时有针对性的摆放浴花、棉签、润肤露等女士用品。
餐饮部前台深入开展“每天为委员做一件满意加惊喜的事”细微服务活动。以“三心”(用心、贴心、舒心)“三情”(亲情、热情、真情)服务理念,营造“委员满意了黄海就是家”亲情服务,以细致入微的服务提升委员满意度。会议中心设立“会议服务小灵通”、药品箱、百宝箱等用品,并选派优秀“会议服务专家”佩戴专有胸牌,为委员提供专项服务,大会场看会员工配备对讲机,确保续水服务步调一致,细微服务及时到位。
政协会在饭店召开是政协领导对饭店的信任,黄海人会以高昂的斗志、饱满的精神、认真的态度、周到的服务、规范的仪表、热情的微笑、整洁的环境、安全的设施,全力以赴为政协领导和委员们提供最周到、最贴心、最满意、最难忘的优质服务。

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